CASO DE ÉXITO ZOHO ONE COMERCIALIZADORA CUMBRES

INTRODUCCIÓN 

CUMBRES es una compañía productora y exportadora de café de especialidad de Colombia para el mundo, en esta empresa se requeria un sistema que permitiera tener control de los procesos de venta de café de especialidad al mundo y controlar todas las actividades que hacen parte de la entrega del producto en los diferentes compradores, para esto establecimos un proceso que administrara información del inventario, propuestas económicas, documentos legales y costos de exportación, además de todas las etapas necesarias. 

IMPLEMENTACIÓN 

Se realizó una análisis de cada una de las etapas y documentos requeridos en el mundo del café para la exportación del grano a los diferentes países, entendiendo que hay normas internacionales y locales para este tipo de comercio, de allí se partió para establecer un proceso donde la fuerza comercial pudiera administrar los leads de todos los continentes, con asignación automática de responsabilidades y seguimiento en las etapas previas a la venta, una ves se entraba en negociaciones se establecieron las etapas necesarias que garanticen que una exportación cuente con todos los documentos y procesos necesarios para que le grano llegue a donde el cliente.  

Dentro de la implementación se identificó el funcionamiento de cada negocio generando de allí la creación y desarrollo de módulos a la medida de las necesidades del negocio por ejemplo: 

1. Gestión de leads con Zoho forms como fuente utilizada en ferias, sitio web y otras redes sociales donde los clientes contactan la empresa.  
2. Gestión de muestras, con el cual se controla la entrega de muestras a nivel internacional, un proceso propio de estas compañías. 
3. Control de las fincas y los productos que se producen en cada una de ellas. 
4. Control de inventario para propuestas economicas a los clientes, 
5. Control del proceso de compra pasando por toda la documentación, contratos formales con firma electrónica. 
6. Control de exportaciones, con las etapas y documentos necesarios para le exportación del producto, controlando los costos asociados a la exportación y entregando el dato de utilidad económica del proceso frente a la venta. 
7. Panel de gestión de acompañamiento de todo el proceso de venta desde el inicio hasta el final de la compra pasando por las etapas de puertos, embarques, términos, recepción es decir no solo controla la venta sino la importación. 
8. Panel de indicadores donde se hace control a la información. 
9. Encuestas periódicas a clientes sobre la calidad del proceso y de la entrega del producto y su calidad. 

BENEFICIOS OBTENIDOS 

• Toda la información de la compañía y sus procesos en un solo lugar 
• Control documental del proceso antes repartido en muchas carpetas ahora todo en un solo lugar. 
• Historial de la relación comercial con los compradores. 
• Contratación sin papel 100% digital y ágil a nivel internacional. 
• Indicadores de gestión claros y con detalle en la operación. 
• Alertas y seguimientos a procesos. 
• Automatización y apoyo del sistema a las ventas de manera automática y programada. 

RETOS 

• Mejorar control de los procesos. 
• Tener la ventas organizadas.
• Mejorar procesos documentales. 
• Tecnificar procesos manuales o que se hacen en excel.
• Tener el cliente como centro de la empresa. 
• Tener control y seguridad de la información y documentos de la compañía. 
• Personalizar el modelo al de una empresa de exportación de café.